Tenere traccia del tempo di lavoro con toggl

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Come possiamo tenere traccia del tempo di lavoro che dedichiamo ad ogni progetto o cliente? Avere una statistica, che in qualche modo ci indica l’impegno profuso per realizzare i vari compiti, è qualcosa di utile e che permette di perfezionare costi e tempi.

Tra i tanti strumenti utili a questo scopo, il mio preferito è Toggl. Vediamo come funziona.

L’importanza del tenere traccia del tempo di lavoro

Negli anni ho sempre più cercato di capire come trovare il prezzo giusto, quanto una determinata richiesta di un cliente sia onerosa, se potevo prendermi l’impegno di svolgere un determinato compito senza intralciare quello che già stavo facendo.
Ottenere queste informazioni non è semplice e non si potrà mai avere una precisione massima, ma è sicuramente sbagliato ignorare il problema e lasciare che tutto vada “a naso”.

Nel corso del tempo ho quindi provato vari strumenti di supporto per tenere traccia di quello che faccio, soprattutto per capire in quanto tempo lo faccio. Alla fine la mia preferenza è andata a Toggl che ancora oggi mi accompagna nelle mie scorribande nel codice.

Cos’è TogglSveglia

Si tratta semplicemente di un “tracciatore di tempo”. Non fa altro infatti, che avviare un timer associato ad un determinato task e contare per quanto tempo ci lavoriamo.
Non devi far altro che avviarlo quando inizi e fermarlo quando finisci. Usato insieme ad un gestore di progetti (di cui magari parlerò in un altro articolo) è uno strumento fenomenale.

Per usarlo basta andare sul sito di Toggl e iscriversi.
Una volta completata la registrazione, è possibile iniziare a tracciare i propri compiti sia direttamente nel browser, che utilizzando un piccolo client che andremo ad installare sul nostro pc.

Tutto qui? Beh sì, anche se in realtà è possibile organizzare i lavori dividendoli in progetti assegnati a determinati clienti.
C’è anche una gestione per chi lavora in team, ma non l’ho ancora usata dato che non c’è mai stata la necessità di tracciare il tempo con altri collaboratori.

Statistiche e valutazioni postume

La suddivisione per progetti e clienti, si rivela molto importante per le nostre valutazioni post consegna. E’ infatti possibile visualizzare il tempo dedicato al singolo cliente o progetto in un determinato periodo di tempo. Con delle semplici operazioni potrai, immediatamente calcolare il valore del tuo tempo nel segmento selezionato. Basterà ad esempio, dividere la cifra guadagnata per uno specifico progetto, per il numero di ore ad esso dedicato, per avere il costo orario pagato dal tuo cliente.

In questo modo potrai affinare i tuoi successivi preventivi. Saprai se nei precedenti lavori sei stato sotto-pagato o se hai chiesto troppo.
Ovviamente ogni preventivo e ogni cliente è una storia a sé, ma almeno a me capita spesso di fare lavori che in qualche modo si somigliano, oppure di ricevere una seconda richiesta da un cliente per cui ho già fatto un lavoro, e grazie a Toggl posso sapere se fargli uno sconticino (perché magari il precedente lavoro è stato sovra-pagato) o restare fermo sulle mie richieste.
In altre parole, grazie a questo strumento riuscirete a fare in modo che i vostri clienti paghino il giusto.

Consigliami altri strumenti

Devo dire che tenere traccia del mio lavoro è stato importantissimo e si è rivelato un ottimo strumento di supporto per la realizzazione di preventivi sempre più adeguati e precisi. Come detto all’inizio non credo si possa ottenere una stima precisa quando si valuta un lavoro (l’imprevisto è sempre dietro l’angolo), ma avere un riferimento relativo alle precedenti esperienze è davvero importante.

Tu usi altri strumenti o tecniche per tenere traccia del tempo di lavoro e affinare i tuoi preventivi? Scrivilo nei commenti e discutiamone insieme!

Immagini:
PIVISO
Alexander Hughes

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